Коротко: Электронная транспортная накладная нужна там, где есть договор перевозки — то есть груз везёт наёмный перевозчик или X5 Логистика. Везёте своим транспортом и доставку отдельно не продаёте — накладная не нужна. Чтобы начать обмен, понадобятся квалифицированная подпись, договор с оператором ЭДО и заявка на обмен с X5 Логистика. Переключайте вкладки под свой случай: порядок у перевозчика, заказчика перевозки и поставщика разный.

Нужна ли вам электронная накладная

Правило одно: накладная появляется там, где есть договор перевозки. Нет договора перевозки — нет и накладной. Выберите свой случай.

Накладная нужна, оформляете вы. Вы нанимаете транспортную компанию, значит договор перевозки есть.

Роль Кто
Грузоотправитель Вы или лицо, осуществляющее погрузку, от вашего имени
Перевозчик Нанятая транспортная компания
Грузополучатель Тот, кому едет груз

Вы формируете и подписываете Титул 1 до выезда машины, перевозчик подписывает Титул 2 на погрузке, получатель — Титул 3 при приёмке. Что обязательно указать в Титуле 1 — в статье Требования X5 к заполнению Титула 1.

Накладная не нужна, если доставка не выделена отдельной оплачиваемой услугой: договор перевозки в этом случае не возникает, достаточно товарных документов и путевого листа.

Если же доставку вы продаёте отдельной услугой, договор перевозки есть — и накладную оформить придётся.

Накладная нужна, оформляете вы — но по данным X5 Логистика. Машину и водителя подбирает X5, вам передают их данные, дальше вы формируете Титул 1.

Для поставщика это схема самовывоза: грузоотправитель — X5, лицо, осуществляющее погрузку, — вы. Порядок разобран в статье Как подключить самовывоз.

Для заказчика перевозки набор документов зависит от договора: по договору транспортной экспедиции это поручение экспедитору и экспедиторская расписка, по договору перевозки — заказ-заявка и Титул 1 накладной.

Накладная нужна всегда. Вы подписываете Титул 2 до начала перевозки и Титул 4 после того, как выдали груз получателю. Титул 1 к этому моменту уже оформил грузоотправитель.

Если водитель работает в приложении X5 Transport, черновик Титула 2 X5 Логистика сформирует за вас — подписать его нужно в кабинете вашего оператора.

Когда можно оформить на бумаге

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы по коммерческим автомобильным перевозкам оформляются в электронном виде — это требование Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Бумага осталась допустимой в ограниченном перечне случаев, он утверждён Минтрансом:

  • сбой в государственной системе, зафиксированный официально;
  • в месте оформления нет интернета;
  • грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
  • перевозка груза для личных нужд гражданина;
  • воинские перевозки;
  • перевозка драгоценных металлов и камней;
  • перевозчик — иностранная компания без регистрации в России;
  • каботажная перевозка перевозчиком из страны ЕАЭС.

Важно: Неготовность контрагента к электронному документообороту в перечень исключений не входит — «партнёр ещё не подключился» не основание возить по бумаге.

Кто вы в обмене

Вы Что делаете Что подписываете
Перевозчик — транспортная компания или ИП Везёте груз по договору с X5 Логистика Титул 2 заказ-заявки, Титулы 2 и 4 транспортной накладной, реестр рейсов и УПД
Заказчик перевозки Заказываете перевозку у X5 Логистика Заявку на перевозку: поручение экспедитору или заказ-заявку. По договору перевозки — ещё и Титул 1 накладной
Поставщик Отгружаете товар в сеть X5 Титул 1 транспортной накладной — сами или через лицо, осуществляющее погрузку
Грузополучатель Принимаете груз Титул 3 транспортной накладной

Какие документы идут в электронном виде

Документ Что фиксирует Между кем
Поручение экспедитору Заявку на экспедиторские услуги Заказчик перевозки → X5 Логистика
Экспедиторская расписка Что экспедитор принял груз X5 Логистика → заказчик перевозки
ЭЗЗ — электронная заказ-заявка Договорённости по перевозке: груз, сроки, машина, цена Заказчик или экспедитор → перевозчик
ЭТрН — электронная транспортная накладная Факт перевозки: погрузка, приёмка, выдача груза Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель
Заявка и спецификация Согласование рейса и ценовых условий Заявка — в личном кабинете X5 Transport, спецификация — через оператора
Реестр рейсов и УПД Подтверждение выполненных рейсов и оплату Через оператора. Порядок — в статье Реестр и УПД

Какой набор документов ваш — зависит от договора. По договору транспортной экспедиции оформляются экспедиторские документы, по договору перевозки — заказ-заявка.

Из чего состоят документы

Заказ-заявка фиксирует договорённости по конкретной перевозке. Участников двое — заказчик перевозки или экспедитор и перевозчик.

Титул Что содержит Кто подписывает
Т1 Груз, сроки и адреса, стороны перевозки, требования к машине Грузоотправитель
Т2 Данные водителя и машины, размер платы и порядок расчётов Перевозчик

Транспортная накладная фиксирует факт перевозки и заменяет бумажную. Подписантов трое, остальные заинтересованные стороны могут получать документ в режиме наблюдателя. Через государственную систему ЭПД доступ к накладной есть у Минтранса, ГИБДД и ФНС: инспектору на дороге достаточно отсканировать QR-код.

Титул Этап Что фиксирует Кто подписывает
Т1 Оформление Стороны перевозки, условия, водитель, груз Грузоотправитель
Т2 Погрузка Состояние груза при приёме Перевозчик
Т3 Приёмка Приём груза от перевозчика Грузополучатель
Т4 Разгрузка Выдача груза получателю Перевозчик

Титулы Т5–Т8 оформляются по ситуации: переадресовка непринятого товара — Титул 7, замена водителя или машины — Титул 8. Каждый участник подписывает только свои титулы, документ передаётся дальше по цепочке.

Как подключиться

Первые два шага одинаковы для всех: получите квалифицированную подпись — порядок в статье КЭП и МЧД — и подключитесь к оператору ЭДО, как описано здесь.

Дальше порядок разный.

  1. 1

    Заключите договор на транспортно-экспедиционные услуги с X5 Логистика и получите доступ в личный кабинет X5 Transport.

  2. 2

    Попросите оператора подать заявку на обмен по направлению «Транспорт-7», для транспортной накладной — проект 30.

  3. 3

    Дождитесь подтверждения настройки от оператора и начинайте работу.

  1. 1

    Обратитесь к своему коммерческому менеджеру X5 Логистика и уточните тип действующего договора: на товарные отношения или на услуги.

  2. 2

    Обмен по коммерческим перевозкам идёт по договору на услуги. Если такого договора нет или заключён только товарный — заключите договор на услуги. Он же снимает зависимость от обмена по остальным документам.

  3. 3

    Получите доступ в личный кабинет X5 Transport.

  4. 4

    Попросите оператора подать заявку на подключение к транспортной накладной — проект 20.

  5. 5

    Разберите требования X5 к заполнению Титула 1 и начинайте работу.

  1. 1

    Заключите договор на товарные отношения с X5 Логистика.

  2. 2

    Выберите схему работы: прямые поставки, самовывоз или обе сразу.

  3. 3

    Разберите требования X5 к заполнению Титула 1 — по ним налоговая и учётная система X5 принимают документ.

  4. 4

    Направляйте Титул 1 в рабочий контур государственной системы ЭПД, не в тестовый.

Важно: Весь обмен с X5 Логистика по одному юридическому лицу идёт через одного оператора. Второй подключается только через роуминг — подробнее в статье Как подключиться к оператору ЭДО.

Как идёт обмен

Приложение X5 Transport — основной способ работы водителя: рейсы, подтверждение получения и выдачи груза, обмен с операторами и QR-код для инспектора. Подписание титулов остаётся на вашей стороне: квалифицированную подпись накладывает ответственное лицо компании в кабинете оператора, без участия X5 Логистика.

Порядок на погрузке:

  1. 1

    Водитель входит в приложение и получает данные о рейсе.

  2. 2

    На погрузке водитель подтверждает получение груза, при необходимости — с замечаниями по приёмке. Порядок — в статье Как подписать ЭТрН в приложении.

  3. 3

    X5 Логистика формирует Титул 2 без подписи и передаёт его вашему оператору.

  4. 4

    Оператор кладёт Титул 2 в ваш кабинет.

  5. 5

    Ответственное лицо компании подписывает Титул 2 квалифицированной подписью.

  6. 6

    Оператор отправляет подписанный титул в X5 Логистика и в государственную систему ЭПД.

  7. 7

    X5 Логистика уведомляет водителя, что можно покидать территорию загрузки.

  8. 8

    В приложение водителю приходит QR-код — его достаточно показать инспектору.

Разгрузка идёт по той же схеме, только с Титулом 4.

Важно: По 140-ФЗ перевозчик обязан подписать Титул 2 до начала перевозки — любым способом. Пока титул не подписан, выезжать с территории погрузки нельзя.

Важно: Водитель не подписывает ЭТрН. В приложении он подтверждает факты простой электронной подписью, а титулы подписывает компания или ИП-перевозчик квалифицированной подписью — с подтверждением доверенности.

Вести рейсы можно и не в приложении — в своей системе или прямо в кабинете оператора, например если вы работаете через сторонний сервис. Порядок и сроки те же.

Набор документов зависит от договора с X5 Логистика.

Договор транспортной экспедиции. Организацию всей перевозки вы доверяете X5 Логистика:

  1. 1

    Вы направляете поручение экспедитору — это заявка на перевозку, вы подписываете его Титул 1.

  2. 2

    X5 Логистика принимает груз и выдаёт вам экспедиторскую расписку.

  3. 3

    Основным участником обмена по транспортной накладной вы не выступаете, но можете подключиться к ней наблюдателем.

Договор перевозки. Перевозку выполняет X5 Логистика собственными силами:

  1. 1

    Вы направляете заказ-заявку — подписываете её Титул 1.

  2. 2

    В транспортной накладной вы выступаете грузоотправителем и подписываете Титул 1.

  3. 3

    Требования к заполнению Титула 1 — в статье Требования X5 к заполнению Титула 1.

Роли в перевозке распределяются так:

Сценарий Грузоотправитель Перевозчик Грузополучатель
Груз едет на объект X5 Вы X5 Логистика X5
Груз едет вашему получателю Вы X5 Логистика Ваш получатель

Сборный груз (LTL) едет двумя плечами и оформляется двумя накладными: первое плечо — от вас до склада-партнёра, второе — от склада-партнёра до получателя, его оформляет X5 Логистика.

Прямая поставка. Вы организуете доставку товара в сеть X5:

Роль Кто
Грузоотправитель Вы или лицо, осуществляющее погрузку, от вашего имени
Перевозчик Внешняя или наёмная транспортная компания
Грузополучатель Сеть X5
Заказчик Вы

Титул 1 формируете вы или лицо, осуществляющее погрузку, от вашего имени. Данные по адресу погрузки указывать необязательно.

Совет: Если вы везёте товар своим транспортом и доставка не выделена отдельной оплачиваемой услугой, договор перевозки не возникает — транспортная накладная не нужна, достаточно других документов, например путевого листа.

Самовывоз. Перевозку организует X5 Логистика: сама подбирает машину и водителя и передаёт вам их данные, а Титул 1 подписываете вы — грузоотправителем в нём выступает X5, а вы лицом, осуществляющим погрузку. Порядок и переход на схему — в статье Как подключить самовывоз.

Поставка через промежуточный склад-партнёр. Если вы довозите груз только до склада-партнёра, накладная оформляется тоже только до него, и грузополучателем в ней выступает склад-партнёр — даже если конечный получатель X5. Второе плечо организует X5 Логистика без вашего участия.

Замена водителя или машины

Замена оформляется Титулом 8 и только через оператора — в приложении это сделать нельзя. После замены машины оператор направит обновлённый QR-код, водителю он придёт в приложение.

Частые вопросы

Кто обязан применять ЭТрН?

Все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик и получатель груза.

Контрагент не подключился к ЭДО — можно возить по бумаге?

Нет. Неготовность контрагента к электронному документообороту в перечень исключений не входит. Исключения перечислены выше в разделе о бумажных накладных.

Кто подписывает Титул 3, если груз едет в X5?

Грузополучатель, то есть принимающая сторона X5. От вас Титул 3 не требуется.

Как подтвердить передачу и приёмку товара?

После погрузки перевозчик подписывает Титул 2 и везёт товар получателю. Получатель подписывает Титул 3 — приёмку, перевозчик закрывает документ Титулом 4 — разгрузкой.

Как подписать накладную, если участников несколько?

Каждый участник подключается к своему оператору и подписывает только свои титулы. Документ передаётся между участниками последовательно.

Нужно ли водителю подписывать ЭТрН?

Нет, накладную подписывает компания или ИП-перевозчик. Водитель подписывает простой электронной подписью в приложении, а компания подтверждает это квалифицированной подписью и доверенностью.

Отвечает ли водитель за груз, если он не подписывает накладную?

ЭТрН не регулирует ответственность водителя за груз — она подтверждает факты приёма и передачи. Ответственность может быть отдельно прописана в доверенности.

Как показать документы инспектору?

С 1 сентября 2022 года достаточно QR-кода или накладной в читаемом виде. QR-код показывается прямо из приложения — он работает без интернета.

Что делать при ошибке в титуле?

Титул ещё не подписан — просто отредактируйте его и отправьте. Титул подписан и уже ушёл в X5 Логистика — создайте новый документ.

Можно ли вносить правки после подписания?

Да — по желанию участников или по требованию оператора государственной системы, срок 5 дней. Часть полей менять нельзя, их перечень — в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@.

Что делать с накладной при рекламации?

Отразите частичную приёмку или отказ в Титуле 3, затем оформите переадресовку непринятого товара Титулом 7. После этого выставляется корректировочный документ (УКД).

Можно ли прикрепить к накладной сопроводительные документы?

Нет. Но их реквизиты и ссылки можно указать в разделе «Сведения о сопроводительных документах».

ЭТрН работает для любого транспорта?

Нет, только для автомобильных перевозок.

Как учитывается экспедитор?

Экспедитор указывается как грузоотправитель, фактический перевозчик — в разделе перевозчика.

Вес груза неизвестен до перевозки — как быть?

Массу нужно указать при оформлении накладной, вносить её задним числом нельзя. Уточнения по весу отражаются в оговорках Титула 2.

Груз принимает физическое лицо — кто подпишет накладную?

Физическое лицо может подписать ЭТрН только с квалифицированной подписью и регистрацией у оператора. Пока операторы физических лиц не регистрируют, накладную подписывает юридическое лицо или ИП.

У меня договор на товарные отношения, а не на услуги — что делать?

Обмен по коммерческим перевозкам идёт по договору на услуги. Обратитесь к своему коммерческому менеджеру X5 Логистика, чтобы заключить его.

Как перейти на схему самовывоза?

Отправьте запрос на exw@x5.ru: укажите название и SAP-код поставщика, контактные данные и кратко опишите запрос, по возможности приложите шаблон для расчёта. В ответ менеджер направит расчёт логистической надбавки.

Я оформляю документы от имени X5 в Контур.Логистике — порядок тот же?

Нет, для партнёров, работающих в системах X5, порядок другой: квалифицированная подпись физического лица, доверенность от X5 и настройка рабочего места. Подключение организует ваш координатор X5 — запросите инструкцию у него.