Коротко: Руководителю компании или ИП квалифицированная подпись (КЭП) выпускается бесплатно в налоговой — нужны токен и личный визит, сертификат действует 15 месяцев. Сотруднику нужна своя КЭП физического лица из аккредитованного удостоверяющего центра плюс машиночитаемая доверенность (МЧД) от руководителя. Водителю в приложении X5 Transport ни КЭП, ни МЧД не нужны — он подтверждает погрузку и выгрузку простой подписью.
Кому какая подпись нужна
| Кто | Чем подписывает | Где получить |
|---|---|---|
| Руководитель компании или ИП | КЭП на себя, доверенность не нужна | Удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица, бесплатно |
| Сотрудник — логист, диспетчер, бухгалтер | Личная КЭП физического лица + МЧД от руководителя | Аккредитованный удостоверяющий центр, платно |
| Водитель, который работает в приложении X5 Transport | Простая электронная подпись в приложении | Ничего получать не нужно |
| Водитель, который сам подписывает титулы у оператора | Личная КЭП физического лица + МЧД | Аккредитованный удостоверяющий центр |
Ответственное лицо может подписывать перевозочные документы усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП), выпущенной в приложении «Госключ».
Как руководителю или ИП получить КЭП
-
1
Купите защищённый носитель — токен. Подойдёт USB-носитель, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ. Стоит от 1 000 до 2 500 рублей в зависимости от модели: продаётся в интернет-магазинах, у операторов ЭДО, у доверенных лиц налоговой и в автоматах в самой инспекции.
-
2
Подайте заявление. Заранее через личный кабинет юридического лица или ИП на сайте ФНС — или на месте в инспекции.
-
3
Придите лично. Возьмите паспорт, СНИЛС, ИНН и токен. Личная явка нужна при первом получении.
-
4
Получите сертификат. Выпуск бесплатный, сертификат действует 15 месяцев.
-
5
Установите криптопровайдер. Чтобы подписывать документы на компьютере, нужна программа-криптопровайдер — лицензия покупается отдельно.
Совет: Перевыпустить сертификат можно дистанционно в личном кабинете на сайте ФНС по действующей подписи, без визита в инспекцию. Начинайте за 1–2 недели до окончания срока: если подпись истечёт, титулы подписывать будет некому и груз задержится на погрузке.
Как получить КЭП сотруднику
Сертификат оформляется на физическое лицо — без реквизитов компании. Получить его можно в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры; идентификация — личный визит, выезд курьера или удалённо по биометрии. Полномочия действовать от имени компании такой сертификат не даёт — их подтверждает машиночитаемая доверенность.
Важно: Сертификаты «на сотрудника с реквизитами компании» больше не выдают. С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает документы за компанию только личной подписью физического лица вместе с МЧД.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, в котором указано, кто, кому, какие полномочия и на какой срок передал. Её подписывает руководитель своей квалифицированной подписью. Юридическую силу доверенность получает только после регистрации в реестре ФНС — там же её проверяют системы, которые принимают ваши документы.
Как оформить МЧД
-
1
Соберите данные сотрудника: ФИО, паспортные данные, СНИЛС, ИНН.
-
2
Создайте доверенность — в личном кабинете юридического лица на сайте ФНС или в сервисе своего оператора ЭДО. Формат — единый, 003.
-
3
Выберите полномочия. Для рейсов нужны подписание перевозочных документов (ЭТрН, заказ-заявка), при необходимости — подписание первичных документов: реестра рейсов и УПД.
-
4
Укажите срок действия. Компания задаёт его сама — обычно от нескольких месяцев до года.
-
5
Подпишите доверенность подписью руководителя и отправьте в реестр. В реестре она появляется за несколько минут, весь выпуск занимает 1–2 рабочих дня.
-
6
Передайте номер доверенности оператору — он подставит её при подписании титулов.
Важно: Формат 002 не выпускают с 1 марта 2025 года. Доверенности, зарегистрированные до этой даты, работают до конца своего срока — заменять их досрочно не нужно.
Совет: Продление доверенности — это выпуск новой, отредактировать старую нельзя. Ведите список сроков по каждому сотруднику и обновляйте заранее.
Как отозвать МЧД
Руководитель подписывает распоряжение об отмене своей подписью и отправляет его в реестр ФНС — через личный кабинет на сайте ФНС или через оператора ЭДО. Делайте это в день увольнения сотрудника: пока доверенность в реестре активна, он может подписывать документы от имени компании.
При смене руководителя доверенности переоформляются: старые отзываются, новые выпускает и подписывает новый руководитель.
Частые вопросы
Сколько стоит подпись?
Руководителю и ИП сертификат в налоговой выпускают бесплатно — платить нужно только за токен и лицензию криптопровайдера. Подпись для сотрудника выпускает коммерческий удостоверяющий центр по своим тарифам.
Нужна ли МЧД руководителю или ИП?
Нет. Руководитель действует от имени компании без доверенности, ИП подписывает документы сам.
Нужна ли МЧД водителю?
В обычной схеме — нет. Водитель подтверждает получение и выдачу груза простой подписью в приложении X5 Transport, а титулы накладной подписывает ответственное лицо компании по своей доверенности. МЧД нужна только водителю, который сам подписывает раздел перевозчика в кабинете оператора. Водителю-ИП доверенность не нужна.
Одна доверенность на все документы или несколько?
Можно оформить одну — с полным набором полномочий, который нужен сотруднику. Отдельные информационные системы могут требовать доверенность своего формата, это уточняйте у оператора.
Что будет, если срок доверенности закончится в рейсе?
Подписать титул будет нельзя, пока доверенность не выпустят заново. Груз при этом стоит на погрузке или выгрузке — поэтому сроки лучше обновлять за 1–2 недели.
Где проверить, что доверенность действует?
В реестре ФНС — доверенность видна там сразу после регистрации. Оператор проверяет её автоматически в момент подписания.
Чем подписывается вход в кабинет и оферта?
Простой электронной подписью внутри кабинета — квалифицированная подпись для этого не нужна. Она нужна только для документооборота: титулов накладной, реестра рейсов и УПД.