Коротко: Титул 1 транспортной накладной заполняет тот, кто отгружает груз — поставщик или заказчик перевозки. Чтобы X5 Логистика связала накладную с рейсом и приняла её в учёт, обязательны три вещи: номер заявки на транспорт в поле «Номер Заказа», код объекта погрузки и выгрузки (GLN или КодГАР), а при поставках на распределительные центры и магазины X5 — номера заказа и отгрузочных документов. Груз описывайте одной секцией, тару указывайте в паллетах.

Что нужно до первой накладной

  1. 1

    Грузоотправитель зарегистрирован в X5 Логистика и подключён к обмену по виду документа ЭТрН. Порядок подключения — в статье Электронный документооборот.

  2. 2

    При оформлении заявки на перевозку до распределительного центра или магазина X5 у вас есть код объекта — GLN или КодГАР из заказа на поставку. По одному почтовому адресу в учётной системе X5 может быть несколько объектов с разными кодами, поэтому адрес их не заменяет.

Номер заявки на транспорт

В поле «Номер Заказа» (НомЗак) обязательно укажите номер заявки на транспорт в X5 Логистика. Это может быть:

  • номер вашей заявки, которую вы первично направляли в X5 почтой или другим каналом (не заказ-заявкой);
  • номер внутренней заявки, который присвоил X5 и направил вам в ответ на запрос.

Если вы перешли на электронные заказ-заявки, заполните ещё и раздел «Идентификация файла обмена заказа (заявки)» (ИдЗак) — по нему накладная точнее свяжется с конкретным рейсом.

Важно: Без номера заявки накладная не свяжется с рейсом в учётной системе X5 — документ придётся оформлять заново.

Адреса погрузки и выгрузки

В Титуле 1 нужны данные, по которым пункты погрузки и выгрузки определяются однозначно:

  • GLN пунктов в полях ГЛН, если GLN есть, или
  • коды ФИАС в поле КодГАР;
  • координаты, если они есть, — их тоже рекомендуется указать для каждого адреса.

Заполнение GLN:

<АдресДостГр>
  <ГЛН>0000000000000</ГЛН>
  <АдресРФ Индекс="" .../>
</АдресДостГр>

<ФАдресПогр> <ГЛН>0000000000000</ГЛН> <АдресРФ Индекс="" .../> </ФАдресПогр> ```

Заполнение КодГАР — вместо тега АдресРФ в тех же тегах ФАдресПогр и АдресДостГр:

<АдресДостГр>
  <КодГАР>9120x43x-2xxx-4838-x144-85x43x2xxx29</КодГАР>
</АдресДостГр>

Где брать коды — зависит от того, кем вы работаете с X5 Логистика.

  • GLN адреса выгрузки — в EDI-заказе, то есть в заказе на поставку.
  • GLN или КодГАР адреса погрузки нужен только при самовывозе. Для прямой поставки данные по адресу погрузки необязательны.
  • Коды ГАР для адресов, которых нет в заказе, ищите на сайте FIAS.
  • Если груз едет на объект X5 — GLN адреса выгрузки берите в EDI-заказе.
  • Если груз едет вашему получателю — КодГАР внешних складов ищите на сайте FIAS.

Данные по поставке: заказ и отгрузочные документы

При поставках на распределительные центры и магазины X5 заполните в информационных полях данные ORDERS и DESADV (или УПД) из EDI. Если формируете товарно-транспортную накладную — укажите и её номер. Информационные поля — в тегах ИнфПол, секция СодИнфГО.

<ИнфПол>
  <ТекстИнф Идентиф="ORDERS" Значение="7493342525"/>
  <ТекстИнф Идентиф="DESADV" Значение="1124567234/1234"/>
  <ТекстИнф Идентиф="TTN" Значение="0987654"/>
</ИнфПол>

Если отгрузку закрываете УПД, название параметра остаётся DESADV, а в значении указывается номер УПД:

<ИнфПол>
  <ТекстИнф Идентиф="ORDERS" Значение="7493342525"/>
  <ТекстИнф Идентиф="DESADV" Значение="номер вашего УПД"/>
  <ТекстИнф Идентиф="TTN" Значение="0987654"/>
</ИнфПол>

Ограничения:

  • ORDERS — можно передать несколько номеров через точку с запятой;
  • DESADV — только один номер, независимо от того, DESADV это или УПД.

Совет: Пока система не стабилизирована, водителю нужно иметь при себе номер заказа.

Описание груза

  • Одна секция ОпГруз. Дайте общее описание состава груза по отгрузочным наименованиям: X5 не обрабатывает несколько секций, потому что ориентируется в первую очередь на товарные документы.
  • Вид тары — паллеты, код 8А. При поставках на распределительные центры указывайте ВидТар в паллетах.

Важно: На распределительных центрах X5 грузовые места считают только в паллетах. В Титуле грузополучателя принятое количество грузовых мест будет указано в паллетах независимо от того, как груз описан в Титуле 1 — учитывайте это в работе с перевозчиками.

Частые вопросы

Где взять GLN адреса выгрузки?

В EDI-заказе — заказе на поставку. Если объекта в заказе нет, используйте код ФИАС и заполните поле КодГАР.

Обязательно ли заполнять адрес погрузки?

Для прямой поставки — нет. При самовывозе адрес погрузки нужен: именно у вас забирают груз.

Можно ли описать груз несколькими позициями?

Технически да, но X5 обработает только одну секцию ОпГруз — описывайте груз одной секцией по отгрузочным наименованиям.

Что делать, если количество грузовых мест не сходится с Титулом 1?

Так и будет, если груз описан не в паллетах: на распределительных центрах X5 считает места только в паллетах и укажет в Титуле грузополучателя своё количество. Чтобы расхождения не появлялись, описывайте тару в паллетах — код 8А.

Я указал номер заявки, но накладная не связалась с рейсом. Почему?

Проверьте, что в НомЗак стоит именно номер заявки на транспорт в X5 Логистика, а не номер вашего внутреннего документа. Если вы работаете по электронным заказ-заявкам, заполните также ИдЗак.

Куда отправлять накладную — в тестовый контур или рабочий?

В рабочий контур государственной системы ЭПД. Документы из тестового контура в учёт X5 Логистика не попадают.